Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Centre de plein air l’Estacade tient à fournir à ses clients et utilisateurs des services en respect de la loi et accessibles de manière sécuritaire, notamment, en ce qui concerne le respect de leur vie privée et la protection de leurs renseignements personnels. À cette fin, nous avons mis en place au sein de notre entreprise une politique de confidentialité respectant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « la Politique »).

Cette politique a pour objectif de vous informer sur la manière dont Centre de plein air l’Estacade collecte, utilise, transmet, conserve, partage et protège vos renseignements personnels lorsque vous utilisez ses services web.

Afin d’offrir un service personnalisé, Centre de plein air l’Estacade doit avoir accès à certains de vos renseignements personnels. Nous nous assurons que chacun de nos employés traite vos renseignements avec rigueur dans le respect de la loi et des règlements en vigueur au Québec.

1. Définition de renseignement personnel :

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique, qui, pris dans un ensemble ou séparément, permet de l’identifier.

2. Types de renseignements collectés

Afin d’optimiser les services offerts à ses clients, notre entreprise peut collecter certains renseignements personnels via le présent site web, notamment lorsque l’utilisateur correspond avec nous par les onglets « Nous joindre », « Emploi », « Soumission » ou lorsque l’utilisateur procède à une inscription en ligne. Ces renseignements sont collectés de façon volontaire par l’utilisateur.

Renseignements personnels collectés via l’onglet « Nous joindre » :

Prénom et nom ;
Adresse ;
Adresse électronique ;
Numéro de téléphone ;
Tous les autres renseignements personnels divulgué volontairement dans la correspondance;

Renseignements personnels collectés via l’onglet « Emploi » :

Prénom et nom ;
Adresse ;
Adresse électronique ;
Numéro de téléphone ;
Lettre de présentation, curriculum vitae
Emploi recherché
Tous les autres renseignements personnels divulgué volontairement dans la correspondance;

Renseignements personnels collectés via l’onglet « Soumission » :

Prénom et nom du responsable;
Adresse ;
Adresse électronique ;
Numéro de téléphone ;
Groupe visé;
Dates de séjour;
Services requis;
Degré scolaire;
Tous les autres renseignements personnels divulgué volontairement dans la correspondance;

Renseignements personnels collectés lors d’une inscription à un activité ou un service offert par le Centre de plein air l’Estacade :

Prénom et nom des parents et de l’enfant concerné;
Adresse des parents et de l’enfant concerné ;
Adresse électronique ;
Numéro de téléphone (maison, cellulaire, travail)
Sexe;
Date de naissance ou âge au moment du séjour;
Contacts d’urgence;
Coordonnées pour l’émission du reçu pour fins d’impôts (peut inclure le numéro d’assurance sociale);
Fiche santé de l’enfant (incluant photographies, numéro d’assurance-maladie, diagnostic, renseignements médicaux, état des vaccins reçus, allergies, intolérances, régime alimentaire, épipen, médication prise par l’enfant, troubles de comportement, somnambulisme, prothèses, traits de personnalité, phobies etc.
Informations de paiement;

Centre de plein air l’Estacade collecte sur le web uniquement les renseignements personnels décrits précédemment nécessaires dans l’accomplissement des services aux clients et strictement pour accomplir les fins pour lesquels ils sont collectés. Aucune autre utilisation des renseignements n’est permise par l’entreprise, sauf si vous y consentez ou s’il s’agit d’un cas prévu par la loi.

3. Utilisation et divulgation de renseignements personnels

L’accès aux renseignements personnels est soumis à une politique interne de l’entreprise. En vertu de cette dernière, uniquement les personnes désignées par l’organisme peuvent y accéder, et ce, aux fins prévues par la présente politique.

Les renseignements personnels transmis volontairement sont conservés tout au long de la relation d’affaires avec le client, pour toute la durée du séjour, ou pour la durée de la saison estivale lorsque l’enfant effectue des séjours répétés ou à des fins de traitement des correspondances acheminées via notre site web. Certains renseignements collectés sont ensuite conservés à des fins administratives et comptables pour une période raisonnable après la fin du séjour ou des services rendus. Lorsque les dossiers sont archivés, l’accès aux dossiers numériques ou papiers pouvant contenir des renseignements personnels demeure limité au personnel autorisé uniquement.

Les renseignements transmis via les onglets « Nous joindre », « Emploi » et « Soumission » ne sont pas divulgués.

Les renseignements relatifs aux séjours en camp de vacances ou en camp de jour sont utilisés par les employés du Centre de plein air l’Estacade afin de préparer les séjours et à des fins de santé et sécurité au cours des activités. Ces renseignements ne sont pas divulgués par notre organisme.

Les utilisateurs du site web du Centre de plein air l’Estacade peuvent être redirigés, lors d’une inscription en ligne, vers la plateforme Qidigo. En vertu de la politique de confidentialité de Qidigo, les clients de notre organisme sont considérés comme des « utilisateurs finaux ». Nous vous invitons à prendre connaissance de leur politique en utilisant le lien suivant : https://www.qidigo.com/privacy#collectionAndUsage En vertu de la politique de confidentialité appliquée par Qidigo, les renseignements personnels transmis lors d’une inscription sont conservés par Qidigo pour toute la durée au cours de laquelle le compte de l’utilisateur est ouvert sur la plateforme Qidigo. Les utilisateurs ont la responsabilité de prendre connaissance de la politique applicable et de ses mises à jour.

Centre de plain air l’Estacade ne peut procéder à la fermeture des comptes ouverts par les utilisateurs via la plateforme Qidigo. Notre organisme encourage donc les utilisateurs à procéder à la fermeture complète du compte s’ils n’ont pas l’intention de se prévaloir des services de Qidigo à nouveau.

Les utilisateurs n’ont pas l’obligation de recourir à la plateforme Qidigo, une inscription peut être transmise en format papier. Nous vous invitons à nous joindre pour obtenir les détails et formulaires.

4. Raisons pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés

Centre de plein air l’Estacade utilise des renseignements personnels selon ce qui est convenu au moment de leur collecte ou selon les barèmes établis par la loi et les règlements. Les renseignements personnels collectés sur notre site web sont utilisés pour les fins suivantes :

Établir et permettre la création d’un dossier de l’usager / compte-client;
Mettre à jour le dossier de l’usager ou le compte-client;
Fournir les services demandés, traiter les correspondances, préparer des soumissions;
Assurer les suivis administratifs;
Préparer les séjours et camps;
Assurer la santé et la sécurité des usagers;
Permettre l’optimisation de nos services en avisant l’usager des nouveaux produits, services pouvant lui être offerts;
Développer les services offerts aux usagers;
Toute autre utilité pour laquelle vous avez consenti ;

5. Communication des renseignements personnels.

Centre de plein air l’Estacade ne transmettra à aucun tiers les renseignements transmis volontairement ou collectés automatiquement via le présent site web.

L’utilisateur peut recourir à la plateforme Qidigo pour l’inscription à divers services ou activités. Dans ces cas, nous référons l’utilisateur à la section 3 de la présente politique.

Comme prévu par la loi, notre entreprise pourrait être contrainte de divulguer des renseignements personnels suivant une ordonnance d’un tribunal de droit commun ou administratif, d’un organisme dument autorisé par la loi ou dans les cas prévus par la loi et les règlements en vigueur.

6. Votre consentement

Centre de plein air l’Estacade ne collecte aucun renseignement personnel auprès de vous sans avoir obtenu votre consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi.

Également, notre organisme ne collecte que les renseignements personnels nécessaires pour l’accomplissement des services à rendre.

En tout temps, lors de la collecte de renseignement personnel, vous avez le droit de refuser de nous communiquer un renseignement personnel, sous réserve des exceptions prévues à la loi. De plus, en tout temps et suivant la transmission d’un préavis raisonnable, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à la divulgation et à la transmission des renseignements personnels. Toutefois, une telle situation pourrait empêcher Centre de plein air l’Estacade de vous offrir certains services ou pourra en limiter la portée. Centre de plein air l’Estacade pourra également refuser des inscriptions si le refus de divulguer entraine une contrainte de sécurité ou de santé pour l’enfant inscrit ou pour les autres usagers du centre.

Dans certains cas, Centre de plein air l’Estacade pourrait, pour des fins secondaires, vous demander votre consentement pour l’invitation à des évènements, l’envoi de promotion de services ou de produits, etc. En tout temps, vous pouvez retirer votre consentement sans affecter les services rendus par notre entreprise.

7. Mesures de sécurité mise en place pour la conservation des renseignements :

Centre de plein air l’Estacade conserve les renseignements personnels en format papier ou numérique aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins prévues dans la présente politique. La nature du service est prise en compte dans le délai de conservation des renseignements.

Également, Centre de plein air l’Estacade s’est prémunie de mécanismes technologiques limitant l’accès aux renseignements personnels aux personnes qualifiés pour se faire, c’est-à-dire que seuls les employés autorisés et habilités peuvent avoir accès aux renseignements personnels détenus.

Nous utilisons des accès sécurisés et des mécanismes de cybersécurité pour la collecte des renseignements personnels et pour l’accès physique et numérique aux dossiers au sein de notre entreprise. L’utilisation de mots de passe et la mise en place d’outils de cybersécurité permettent de protéger l’accès aux renseignements personnels.

Centre de plein air l’Estacade maintient un service pour la prévention d’incidents en lien avec le respect de la confidentialité.

8. Département responsable de la protection des renseignements personnels

Afin de s’assurer de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels, notre entreprise dispose d’un responsable de la protection des renseignements personnels. Son rôle est de surveiller et superviser la gestion des renseignements personnels, de mettre en place et à jour les politiques internes ainsi que les procédures applicables en plus de s’occuper de la gestion de tout incident potentiel en lien avec les renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de traiter toute question ou plainte d’un usager en lien avec les renseignements personnels. Les coordonnées pour joindre le responsable sont les suivantes :

Nom : Yannick Godin

Numéro de téléphone : 450-246-3554 poste 1023

Adresse courriel : ygodin@cooptel.qc.ca

9. Droit de l’usager

En tout temps, vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements personnels.

Vous pouvez demander leur modification ou leur suppression. Vous avez le droit de retirer ou confirmer votre consentement, de restreindre l’utilisation des renseignements qui vous concernent ou d’en obtenir une copie. Vous pouvez exercer tout droit prévu par la Loi.

Pour l’exercice de vos droits, nous invitons à formuler une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées au paragraphe 8 de la présente politique.

10. Gestion des témoins de connexions (Cookies)

Centre de plein air l’Estacade peut recourir à l’utilisation de fichiers témoins. Un fichier témoins ou plus communément appeler Cookies est un fichier qui sert à stocker des données sur vos interactions sur notre un site internet. Ainsi, le fichier témoin permet de faciliter votre accès et navigation sur notre site web.

Les fichiers témoins sont utilisés à des fins analytiques afin de déterminer vos préférences sur la manière dont vous naviguez sur notre site internet (ex. : langue, province, pays), de compiler des données sur le nombre d’usagers qui visitent notre site web, pour améliorer la qualité de nos services et analyser nos performances.

En tout temps, vous êtes averti lorsque nous utilisons un fichier témoin dans le cadre de votre navigation sur notre site internet. Vous pouvez désactiver les fichiers témoins.

Toutefois, cette option pourrait diminuer la qualité de votre expérience sur notre site internet.

Une collecte de données automatique peut également avoir lieu sur notre site web. Les éléments collectés de la manière décrite ci-après ne peuvent permettre une identification précise de l’usager.

Centre de plein air l’Estacade peut également recourir à l’utilisation de test « CAPTCHA » utilisant des moyens d’authentification par questions et réponse afin de restreindre l’accès à certaines pages web, sections du site web et en contrôler l’accès. Des services d’analyse (ex : Google Analytics) peuvent être utilisés afin d’augmenter les performances de notre site web et collecter des renseignements dès qu’un usager accède ou navigue sur notre page Web.

Ces renseignements peuvent inclure, entre autres, l’adresse IP, l’identification des appareils électroniques utilisés pour accéder au site web, vos systèmes d’exploitation, des données sur les pages consultées, les heures et dates des consultations, les pages consultées préalablement, les centres d’intérêts et le comportement de l’utilisateur sur la page web.

11. Redirection vers d’autres sites

Centre de plein air l’Estacade vous avise que la présente politique s’applique uniquement lors de l’utilisation de notre site internet. Cette politique ne s’applique pas à d’autres sites web pouvant être disponibles via notre site web. Centre de plein air l’Estacade n’est pas responsable à l’égard de ces sites et ne peut protéger leur contenu, leur accès ou la protection associée aux renseignements que vous pourriez leur transmettre. Tout renseignement personnel transmis aux autres sites web est assujetti à leur politique.

Nous vous invitons donc à prendre connaissance de leur politique.

12. Mise à jour de la présente politique

Afin de se conformer aux lois et règlements en vigueur, Centre de plein air l’Estacade met à jour régulièrement la présente politique. Veuillez noter qu’un avis pourrait vous être transmis pour vous indiquer les modifications apportées à la présente. En tout temps, cette politique est disponible sur notre site internet et nous vous invitons à la consulter régulièrement.

13. Communication

Pour toutes questions en lien avec la présente politique, nous vous invitons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont décrites au paragraphe 8.